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臻创会议签到系统应用案例展示

发布时间:2018年07月16日 发布单位:臻创

2018年7月15日,东莞理工学院本科教育思想大讨论专题培训班暨高水平理工科大学建设工作第七期培训班在东莞理工学院大礼堂开展。本次会议采用广东臻创信息科技开发的会议签到系统进行会议签到及会议资料发放等工作。截至发稿日,该系统已多次在东莞理工学院的各类大型会议中使用,为会前、会中、会后的工作提供了极大的便捷。

臻创开发的会议签到系统是一款集会议发起、会议签到签退、会议资料共享、票券发放等功能于一体的会议系统。该系统的特色功能主要包括会议管理、会议签到签退、会议文件共享、票券发放、群组管理、场地管理、设备管理、权限管理、数据统计等功能。

【会议管理】

通过会议管理功能,可以灵活地设置会议名称、与会人员、会议时间、会议场地等会议要素,同时支持对签到、签退时间进行设定,实现各部门的会议发起。相较于传统的线下会议申请,该功能免去了会议发起人需要在各部门跑动进行场地申请的步骤,在线即可实时查看会议场地申请情况并进行申请,不仅解放了人力,还极大地提高了办事效率。

【会议签到签退】

大型的会议往往人数众多,如果采用传统的签到方法,会务人员将面临巨大的压力,同时由于传统签到方式存在冒签、代签的可能,也会给与会人员的统计造成不便,给现场环境的安全带来一定的隐患。臻创开发的这款会议签到系统支持手机扫码签到、刷校园卡签到、输入账号签到等多种签到方式,与校园中央认证对接,不仅能够智能识别身份,保障会议质量,同时也能极大地节约人力、物力、财力。

【会议文件共享】

与会人员通过扫取会议现场指定二维码,即可下载会议流程、学习文件等相关资料,或直接通过“智慧莞工”公众号 “我的会议” 入口下载相应的会议文件,不仅能够节约纸张、环保开展会议,同时也方便了现场与会人员和缺席人员的资料获取。

【票券发放】

该系统支持票券发放功能。如果会议需要发放票券,与会人员完成签到或签退后,票券就会自动发放到“智慧莞工”的公众号中,或通过输入特定票券的ID、密码,即可在“智慧莞工”公众号“我的票券”入口直接领取,这一功能可以避免出现票券多领、缺领的情况。

【后台管理】

后台管理主要包括群组管理、场地管理、设备管理、权限管理、数据统计等功能,可实现对部门、特殊群组、会议场地、硬件设备以及不同业务部门的管理员权限等进行统一管理,同时能够智能、多维度地统计并实时监控系统签到、签退及其他会议数据,使得对会议相关人、事、物的管理变得更为方便快捷。

随着臻创会议签到系统的大规模使用,东莞理工学院各类大型会议的发起、签到签退、会议资料发放、票券发放以及资料管理等工作都变得更为便捷,会议的质量也得到提高,同时签到系统的应用还极大地节约了人力、物力,提高了办事效率。今后,臻创会精益求精,不断攻克技术难关,继续提供贴合用户需求的优质产品和服务!


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